INVITO ESTEMPORANEO
Nel caso fosse necessario coinvolgere una persona esterna (e per esterna si intende che non fa parte dell’Amministrazione Cantonale ticinese, come ad esempio un membro SUPSI o un privato) occorre che tale persona abbia un PC con webcam e microfono (come ad es. un portatile), che abbia scaricato e installato MS Teams (link:
https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=2196106&clcid=0x410&culture=it-it&country=it
) e configurato un account di accesso utilizzando un indirizzo e-mail qualsiasi.
Chi deve convocare la riunione deve essere in possesso dell’indirizzo mail utilizzato dall’ospite esterno per configurare il suo Teams.
Gli ospiti possono essere invitati alla riunione sia che essa sia aperta tramite la funzione Team, che tramite la funzione Chat, basta inserire nella casella dei nomi in alto l’indirizzo mail della persona invitata.
Viste le titubanze di Teams nella ricerca dei nomi, per velocizzare procedere prima con l’invito a persone interne all’organizzazione, poi utilizzare il pulsante di aggiunta partecipanti (in alto a destra: la sagoma di due persone con un +). Per la ricerca inserire di preferenza prima il cognome, poi le prime lettere del nome.
La persona riceverà tramite mail un invito sotto forma di link su cui dovrà cliccare… Teams si aprirà e, a seconda della versione e della modalità di chiamata (Teams/Chat), o le apparirà un pulsante blu con una scritta del tipo “Partecipa alla riunione” o solo “Partecipa” da premere, oppure apparirà direttamente la chiamata a cui si dovrà rispondere.
Attenzione: non dovesse l’ospite ricevere il link per mail, come ogni tanto capita, occorrerà forzatamente utilizzare un altro sistema di comunicazione come Zoom (attenzione alla limitazione di 40 minuti) oppure di Skype (che ovviamente anche l’ospite dovrà avere installato).
OSPITE FISSO IN UN GRUPPO TEAMS
Con le ultime versioni di Teams è possibile includere nei gruppi manuali degli utenti esterni (ospiti) in maniera fissa.
Se in un gruppo Teams si vogliono inserire degli ospiti esterni occorrerà segnalare questa necessità all’informatico di sede che, all’atto della creazione del gruppo inserirà gli ospiti; occorrerà fornire le e-mail che queste persone intendono usare per accedere a Teams.
Bisogna in ogni caso tenere conto che gli ospiti inseriti dovranno avere il tempo di confermare la loro iscrizione al gruppo. Tale verifica puo essere effettuata unicamente dall’ufficio informatico.